Choć prawdą jest, że ma wiele różnych funkcji – można w nim np. rysować kształty czy nagrać rozmowę – to jednak w pracy redakcyjnej korzystamy w zasadzie jedynie z tej podstawowej, której efektem ma być tekst wysłany do tzw. składu.
Co więcej, do pliku Word nie wklejamy zdjęć, wykresów i żadnych innych elementów graficznych. Redaktorka lub redaktor, zanim zacznie pracować nad tekstem, najczęściej używa narzędzia do czyszczenia całego formatowania. I dzieje się tak z jednej przyczyny – w ten sposób przygotowujemy materiał dla grafika/projektanta, który tekst „wkłada” do layoutu i tam nadaje mu odpowiedni wygląd. Nie są mu potrzebne ozdobniki z programu służącego do edycji.
Nie ma jednak reguły bez wyjątku. Te fragmenty tekstu, które mają zostać pogrubione/pochylone, warto w ten sposób zaznaczyć – osoba składająca zaznaczy je w ten sam sposób w pliku graficznym.
Jak powinien wyglądać plik, który trafia do studia graficznego?
Oto 5 złotych zasad:
– Wyczyść formatowanie, posłuż się tym przyciskiem:
– Podziel teksty na wyraźne części, tak żeby było wiadomo, gdzie są tytuł, lid, kolejne akapity i śródtytuły. Możesz je wydzielić np. w ten sposób:
>>>
Tytuł
>>
Lid
>
Tekst
>>
Akapit + śródtytuł
<<<
Koniec tekstu
>>>
Ramka
<<<<
>>>
Wyimek
<<<
– Jeśli chcesz w konkretnym miejscu w tekście umieścić zdjęcie, wpisz tam jego nazwę i tak samo opisz plik, np. mama_i_ja_na_mazurach.jpg.
– Jeżeli w materiale ma się znaleźć wykres, zaznacz to w ten sam sposób. Jeśli jest on w wersji nieedytowalnej, grafik prawdopodobnie będzie musiał go przerysować. Aby ułatwić mu pracę, możesz przepisać dane potrzebne do utworzenia diagramu.
– Zapisz właściwie plik – agencje czy redakcje zwykle mają własny sposób opisywania plików, ale ważne, żeby opis jasno wskazywał przeznaczenie pliku: jego autora, projekt i etap, na którym się znajduje, np. czy jest to plik po edycji, korekcie, akceptacji. Można dopisać również datę.
