Jaki on jest? Wiarygodny, poukładany. Gdyby był człowiekiem, na pewno zawsze mówiłby „dzień dobry” – taki jest porządny! Jeżeli stronisz od chaosu i przykrych niespodzianek, zależy ci na terminowości i chcesz uniknąć stresujących sytuacji w pracy, to mamy dla ciebie rozwiązanie.

Mowa oczywiście o harmonogramie, który naszym zdaniem jest partnerem idealnym w pracy nad wydawnictwami drukowanymi, w tym nad magazynem dla pracowników, i wieloma innymi projektami. Tworzony indywidualnie, z realnymi terminami dopasowanymi do każdego etapu pracy, porządkuje działania zarówno po stronie klienta, jak i agencji.

Jak go przygotować?

Na samym początku prac określ, co jest do zrobienia – wskaż cel projektu (np. publikacja kolejnego wydania magazynu pracowniczego).

Jeśli deadline nie jest z góry narzucony, wyznacz go (np. dzień publikacji wydania magazynu w intranecie).

Zastanów się, kto z zespołu powinien być zaangażowany w realizację tego tematu, czy potrzebny będzie udział podmiotów z zewnątrz (np. korektora, agencji graficznej). Warto tu uwzględnić także te osoby, których akceptacja będzie potrzebna do dalszych działań (np. przełożonego, dyrekcję).

Określ, jakie prace trzeba wykonać w ramach projektu – zazwyczaj będzie się on składał z kilku etapów (w przypadku magazynu pracowniczego będą to m.in. wybór tematów, opracowanie artykułów oraz ich redakcja i korekta, a także wybór zdjęć i skład graficzny).

Przydziel każde zadanie odpowiedniej osobie.

Oszacuj, ile czasu można poświęcić na dany etap. Określ również to, jak długo można zgłaszać ewentualne zmiany. Weź także pod uwagę możliwość wystąpienia nieprzewidzianych przeszkód, które mogą opóźnić prace. Zapas czasu jest zawsze mile widziany – pomoże uniknąć niepotrzebnych napięć i stresu.

Spisany harmonogram udostępnij wszystkim zainteresowanym osobom. Możesz go stworzyć w dokumencie Word, który wyślesz w e-mailu do pozostałych członków zespołu. Zawsze jednak warto przedyskutować wszystkie punkty i upewnić się, że dla reszty osób są one jasne.

Dlaczego uważamy, że harmonogram jest idealnym rozwiązaniem?

Dzięki odpowiednio stworzonemu harmonogramowi wszyscy członkowie zespołu – zarówno po stronie wykonawcy, jak i klienta – mogą rozplanować własne prace nad innymi zadaniami, a przede wszystkim osoba koordynująca projekt może śledzić postępy, sprawdzać, na jakim etapie jest on w danym momencie. Ustalone terminy wpływają motywująco na osoby odpowiedzialne za daną część, bo te mają świadomość, kiedy dokładnie muszą przekazać efekty swoich prac. Dzięki temu jako zespół mamy szansę uniknąć rozczarowań, gdyby okazało się, że projekt nie zostanie ukończony w określonym dniu, bo np. nasze opóźnienie spowodowało, że plan działania posypał się jak domek z kart.

Harmonogram porządkuje pracę, pozwala uniknąć chaosu i sprawia, że osiąganie celu – finału projektu – jest łatwiejsze i realne. O ile oczywiście wszyscy będą się trzymać jego ustaleń. Ale to już inna sprawa.